אוטומציה עסקית

צ'ק ליסט (2023) לבחירת אוטומציה מדויקת לעסקים קטנים ובינוניים

תוכן עניינים

בין אם יש לך עסק קטן One Man’s Show והיקף הפעילות העסקית שלך מצומצם יחסית ובין אם העסק שלך מעסיק עשרות ומאות עובדים, והיקף הפעילות העסקית שלך נרחב ,  אוטומציה עסקית מתאימה שעומדת בקורלציה להיקף הפעילות שלך קריטית והיא זו שתעשה את כל ההבדל בין יצירת סיסטם נכון שעובד ומתורגם לרווחיות, לבין עבודה מאומצת שלא מובילה לתוצרים משמעותיים.

בעלי עסקים רבים מוצפים במידע ואינספור אפשרויות. הם כבר התנסו ונכוו בעבר בעבודה עם מערכת כזו או אחרת, וגיבשו הנחות שגויות על סמך ההתנסויות שלהם. לדוגמא: עבודה לא נכונה עם מערכת Monday , בה מנהלים לא הצליחו לנהל פרויקטים במערכת באופן שציפו, מהסיבה הפשוטה של חוסר הכרות עם המערכת על בוריה וחוסר הידיעה כיצד יהיה נכון להגדיר את התהליכים בפרויקטים. זה אומר ש Monday לא יכולה לספק לחברה שלנו מענה מעולה? סיכויים גבוהים שכן, אך כדי להצליח לייצר אוטומציה מדויקת ומותאמת עד לפרטים הקטנים ביותר חשוב שנבין תחילה איזו אוטומציה תוביל את העסק לצמיחה , בנקודה בה הוא נמצא וגם איזו מערכת תחזיר לנו סכומים גבוהים ומוצדקים כנגד ההשקעה ההתחלתית שלנו.

אוטומציה עסקית - איפה הכסף יחזור לנו ?

  1. זמן – חסכון זמן באמצעות פינוי משימות יומיומיות שחוזרות על עצמן, יאפשר לנו להיות ממוקדים ולהתפנות לביצוע המשימות החשובות ביותר מבחינה אסטרטגית ויובילו את העסק לצמיחה וגדילה נכרת.
  2. חסכון בכוח אדם – אוטומציה עסקית מייעלת ומקצרת פעולות שבעבר הקדשנו עבורם זמן ניכר מהיומיום שלנו בין היתר באמצעות העסקת עובדים נוספים. האוטומציה מאפשרת לנו לבצע את אותן הפעולות עם פחות עובדים, ואולי אף ללא עובדים כלל ו/ או בהרבה פחות שעות. אז במקום שנעסיק עוזר אדמיניסטרטיבי אשר יפיק את החשבוניות וישלח הצעות מחיר , האוטומציה העסקית תעשה זאת עבורנו וכך נצליח לחסוך בשנה הקרובה את המשכורת החודשית של העוזר האדמיניסטרטיבי * כל שכר חודשי מדי חודש בחודשו. ללא ספק משתלם יותר יהיה להשקיע בממוצע שכר חודשי אחד עבור הקמה והטמעת אוטומציה עסקית ושיווקית לעסק שלנו.
  3. הגדלת הכנסות – יותר מ 90% מבעלי העסקים והמנכ"לים שעבדנו איתם, גילו להפתעתם בתחילת התהליך, שעד היום הם לא ניהלו את הלידים שהם קיבלו בצורה יעילה, וכתוצאה מכך הם פספסו בממוצע, 10 עסקאות בכל חודש . לדוגמא פרויקט בו קבענו מטרה התחלתית של הכנסה חודשית של 40,000 ש"ח בממוצע, אשר עד כה "נזרקו לרצפה", עקב תהליך ניהול לידים מסורבל .כדי להצליח לעמוד ביעד שהצבנו לעצמנו ולהכניס את 40,000 ₪, הנ"ל בעקביות , הלקוח הבין שהשקעה באוטומציה עסקית מותאמת לנפח הפעילות שלו היא הדרך הקצרה והכי פחות מאמצת. סיימנו את הפרויקט לפני כשנה והיום יחס המכירות ביחס להוצאות הינו: 5:1 .זאת גם בין היתר בעקבות הפעולות הבאות:
  • הוספת מערך Up-sales לאוטומציה שמספקת הצעות מתאימות ופרסונליות עבור לקוחות שלקראת סיום תהליך רכישה / או אשר רכשו שירות מסוים.
  • שיפור אוטומציה שיווקית – בתהליך האפיון זיהינו שלבים נוספים בהם לקוחות פוטנציאליים רבים נעצרו ונטשו. באמצעות יצירת שלבים נוספים, התאמת מסרים מדויקים ופרסום אוטומטי בערוצים הנכונים, כמויות הלידים ויחסי ההמרה צמחו בעקביות.
  • שימור לקוחות – אתם יודעים מה הלקוח שלכם חושב עליהם ברגע זה ? רב הלקוחות שאינם מרוצים ומתכננים לסיים את ההתקשרות אתנו לא יתריעו לנו על כך מראש, ועבודה עם אוטומציה נכונה תאפשר לנו לזהות את הסיטואציות הללו בזמן אמת, ולספק מענה הולם כגון: הצעת חבילה מתאימה/ הטבה / מחירים גמישים יותר וכו'. אוטומציה מתאימה תשפר את הקשר השוטף שלנו עם הלקוחות ותאפשר לנו להעביר את המידע המלא והרלוונטי בקלות ובמהירות לגורמים הרלוונטיים בחברה .

אלו שלושת הפרמטרים שנבדוק,  ע"מ לדעת איפה הכסף יחזור לנו בדיוק

  • בהתאם לכך, נקבל החלטה מושכלת ומבוססת איך כדאי לנו להוציא את הכסף.
  • אם אנחנו מנהלים חברה גדולה זה אומר שהתזרים שלנו גדול , זה גם אומר שאנחנו מן הסתם נצטרך להוציא הרבה יותר כסף, כדי להכניס יותר כסף.
  • אם אנחנו עסק קטן ון מן שואו , כדאי שנהיה זהירים יותר ונוודא שאנחנו לא לוקחים אוטומציה שיווקית ועסקית ו / או איש שירות שהיא הרבה מעבר לכוחותינו ולכוחות התקציב שלנו.

איך נכון להוציא את הכסף על אוטומציה עסקית?

הנחת העבודה שלנו היא אנחנו מוציאים את הכסף  בידיעה שכל שקל שהוצאנו, חוזר לנו פי כמה וכמה ובצורה שמצדיקה את ההוצאה.

עלות האוטומציה שנבחר תבוא לידי ביטוי ב- 2 ערוצים עיקריים:

  1. תשלום ריטיינר חודשי עבור האוטומציה שבחרנו – ישנן פלטפורמות זולות וישנן פלטפורמות יקרות יותר. חשוב שנבחר במערכת שתחזיר לנו את הכסף עבור ההשקעה ותהיה משתלמת עבורנו בהווה ובעתיד.
  2. אנשי מקצוע שיעשו לנו התאמות, יחדדו עבורנו נקודות קריטיות וידריכו אותנו – אנשי מקצוע יבנו לנו אוטומציות שיטענו לנו את הנתונים שיסנכרנו נתוני עבר. נתוני עבר =  הרבה כסף.

אוטומציה עסקית – כך זה עובד, כשעובדים נכון

  1. אוטומציה עסקית = אוטומציה שיווקית אפקטיבית. בתהליך הקמה /שדרוג מערכת אוטומציה עסקית נבנה מערך שיווק אוטומטי ונסנכרן את כלל תהליכי השיווק הקיימים באוטומציה אחת.
  2. בתהליך אוטומציה עסקית נמפה את תהליכי העבודה והפעולות הידניות אשר חוזרות על עצמן ואשר קיומן מותנה בנוכחות הפיסית שלנו בעסק ונתרגם אותן לידי פעולות אוטומטיות.
  3. אוטומציה עסקית תאפשר לנו להגדיר ולקבוע מהן הפעולות הרצויות שאנחנו מעוניינים שיתקיימו באופן אוטומטי וכפעולה המשכית ומשלימה לאירועים קודמים ושונים.
  4. יצירת אינטגרציה וסנכרון – נייצר תהליכים אוטומטיים קצרים, מסודרים ויעילים. (תוכנה לניהול לידים, מערכת ניהול מכירות, מערכת לניהול לקוחות, תוכנה לניהול משימות, מערכת ניהול עובדים, מערכת ניהול מלאי, תוכנת הנהלת חשבונות, מערכת דיוור, מערכת לניהול פרויקטים וכל תוכנה לניהול עסק).
  5. האוטומציה והאינטגרציה בין כל המערכות היא זו שתאפשר לנו לספק שירות פרסונלי, רלוונטי ומותאם אישית עבור כל משתמש . ככל שהאוטומציה תהיה מותאמת לעסק שלנו, כך גם נוכל לספק מענה פרסונלי ,מהיר ומדויק עבור כלל הלקוחות שלנו, החל משלבי השיווק המקדימים, וגם באמצעות תקשורת שוטפת ועבודה משותפת עם הלקוחות והגורמים המעורבים בפרויקט בכל רגע נתון, עד לסיומו של הפרויקט.
  6. האוטומציה העסקית מאפשרת לנו לבצע פעולות רבות שלא ניתן לבצע בצורה ידנית ובכך היא מונעת תהליכי עבודה שגויים וטעויות מיותרות.

בכל אוטומציה עסקית ישנם 3 תהליכים מרכזיים:

  1. הגדרת הפעולה הראשונה בתהליך – הצטרפות לרשימת דיוור / רכישה / יצירת קשר טלפוני וכיו"ב.
  2. הגדרת פעולות נדרשות לאחר שהמשתמשים ביצעו את הפעולה הראשונה – שליחת הודעה אוטומטית במייל, שליחת חשבונית, הקמת כרטיס לקוח וכיו"ב.
  3. תנאים לביצוע הפעולה – כיצד אנחנו מעוניינים להגדיר את המשך מסלול האוטומציה .

קיימות בשוק מערכות מצוינות, שמספקות מענה מקיף ומותאם לצרכים העסקיים של עסקים קטנים ובינוניים בישראל כגון:

מערכת monday

לקריאת יתרונות ועלויות - לחצו כאן

מערכת ZOHO

לקריאת יתרונות ועלויות - לחצו כאן

מערכת fireberry

לקריאת יתרונות ועלויות - לחצו כאן

איך נדע האם זה מתאים לעסק שלי?

  1. האם אתם מעתיקים את הנוסח של המיילים ושולחים פעם אחר פעם את אותו המייל לקוחות שונים בצורה ידנית ?
  2. האם אתם נכנסים למערכת הנהלת החשבונות ומפיקים חשבוניות בצורה ידנית?
  3. האם אתם מורידים את החשבוניות ממערכת הנהלת החשבונות ומעבירים אותן בעצמכם לתיקיות במחשב או לענן?
  4. האם אתם שולחים הודעות SMS באופן ידני ?
  5. כיצד אתם מעדכנים את פרטי הלידים ?
  6. האם שירות הלקוחות שלכם מנוהל באופן ידני?
  7. האם פעולות השיווק שלכם מופעלות באופן אוטומטי / ידני?
  8. האם אתם חוזרים לעיתים קרובות מדי על אותן התשובות לאותן השאלות מספר?

במידה וענית  2 תשובות  חיוביות על השאלות הנ"ל , זה בהחלט הזמן לבחון אוטומציה מתאימה לצרכים העסקיים שלך 

4 צעדים פשוטים להטמעת אוטומציה עסקית

  1. אפיון מדויק של הצרכים העסקיים – חשוב שנזהה את זוללי הזמן, את הפעולות הרוטיניות אשר חוזרות על עצמן ואינן מצריכות את נוכחותנו ואת ההזדמנויות לשמירת נוכחות וקשר רציף עם הלקוחות שלנו.
  2. הגדרת פעולות ידניות שהאוטומציה יכולה להחליף ולשפר את תהליכי העבודה.
  3. שרטטו תרשים זרימה ויצירת תנאים, כאשר פעולה מסוג  X מתרחשת, מיד לאחריה תבוצע פעולה מסוג Y.
  4. הירשמו לתקופת ניסיון ל – Monday או make , מאחר והן זולות יחסית ומאפשרות לבנות אוטומציות מורכבות וחכמות, אשר במערכות מקבילות  האפשרויות מוגבלות ומסורבלות יותר.

גם אם כרגע זה נראה מסובך, זה עדיין הרבה יותר פשוט , מאשר לעבוד בצורה מסורבלת, לא אחידה אשר גוזלת זמן רב ופוגעת באפשרות להגדלת פוטנציאל הרווח בעסק.

אין כמעט עסק / חברה שאוטומציה עסקית לא רלוונטית אליו. כל עסק מתמודד עם אתגרים בהיקף כזה או אחר, שניתן לפתור חלק ניכר מהבעיות אותו באמצעות אוטומציה נכונה ויעילה, שתסייע לו להשתחרר מאותן פעולות אשר תוקעות אותו במקום ולהתקדם ליעדים הרצויים.

  • אוטומציה עסקית ושיווקית רלוונטית, בישראל 2023 ליותר מ 90% מהעסקים והחברות.
  • ייעוץ, שאילת השאלות החשובות ביותר ושרטוט והבניית תהליכי עבודה נכונים יאפשרו לך לראות את הדברים בצורה בהירה ורחבה יותר ולייצר סיסטם יעיל, מוגדר ותחום לנישה העסקית, להיקף הפעילות וללקוחות, בהווה ובעתיד.
  • זכרו אוטומציה חכמה ויעילה מאפשרת לפתור בקלות כל אתגר ובעיה.
  • אוטומציה עסקית ושיווקית רלוונטית, בישראל 2023 ליותר מ 90% מהעסקים והחברות.
  • ייעוץ, שאילת השאלות החשובות ביותר ושרטוט והבניית תהליכי עבודה נכונים יאפשרו לך לראות את הדברים בצורה בהירה ורחבה יותר ולייצר סיסטם יעיל, מוגדר ותחום לנישה העסקית, להיקף הפעילות וללקוחות, בהווה ובעתיד.
  • זכרו אוטומציה חכמה ויעילה מאפשרת לפתור בקלות כל אתגר ובעיה.

לחצו כאן ונעזור לכם להבין כיצד והאם אוטומציה עסקית יכולה להקל עליכם את החיים בעסק